|
01. Загальний відділ
|
|
01-01
|
Закони України; постанови та інші акти Верховної Ради України; рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України; Укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України
|
|
Доки не мине потреба*
ст. 1-б, 2-б,
3-б
|
* На держзбері-гання не передаються
|
|
01-02
|
Розпорядження голови обласної державної адміністрації
|
|
Доки не мине потреба*
ст.5-а
|
*Що стосуються діяльності міської ради - пост.
|
|
01-03
|
Рішення обласної ради
|
|
Доки не мине потреба*
ст.6-б
|
*Що стосуються діяльності міської ради - пост.
|
|
01-04
|
Розпорядження голови обласної ради
|
|
Доки не мине потреба*
ст.5-а
|
*Що стосуються діяльності міської ради - пост.
|
|
01-05
|
Рішення президії обласної ради
|
|
Доки не мине потреба*
ст.6-б
|
*Що стосуються діяльності міської ради - пост.
|
|
01-06
|
Протоколи засідань виконавчого комітету
|
|
Постійно
ст.6-а
|
|
|
01-07
|
Розпорядження міського голови з основної діяльності
|
|
Постійно
ст.5-а
|
|
|
01-08
|
Протоколи апаратних нарад
|
|
Постійно
ст.11
|
|
|
01-09
|
Регламент роботи виконавчого комітету міської ради, інструкція з діловодства виконавчого комітету міської ради
|
|
Постійно
ст.18-а
|
|
|
01-10
|
Положення про відділ
|
|
Постійно
ст.33
|
|
|
01-11
|
Посадові інструкції та розподіл обов’язків між працівниками відділу
|
|
3 р.*
ст. 50
|
* Після заміни новими
|
|
01-12
|
Плани роботи відділу
|
|
1 р.
ст. 154
|
|
|
01-13
|
Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру
|
|
5 р.*
ст. 28-б
|
*У разі неоднора-зового звернення - 5 р. після останнього розгляду
|
|
01-14
|
Документи(аналітичні довідки, доповідні записки, аналізи, звіти) про стан роботи по розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян
|
|
Постійно
ст.29-а
|
|
|
01-15
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань взаємодії з політичними партіями та рухами, комітетами та засобами масової інформації, релігійними общинами та іншими громадськими організаціями
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-16
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-17
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань оборонної роботи
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-18
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань депутатської діяльності, постійних комісій
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-19
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань освіти, культурно-масової та фізкультурно-спортивної, науки, сім’ї, молоді
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-20
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань соціального захисту населення, охорони здоров’я, ветеринарної медицини
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-21
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань житлово-комунального, шляхового господарства, ремонту та експлуатації автомобільних шляхів, благоустрою міста, капітального будівництв
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-22
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань транспорту, зв’язку, енергозабезпечення
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-23
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань адміністративно-господарських, адміністративно-територіального поділу та загальних питань, доручення голови облдержадміністрації, протоколи нарад, засідань колегій облдержадміністрації на яких надані доручення міським головам
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-24
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань роботи підприємств промисловості
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-25
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань діяльності підприємств легкої, харчової промисловості, організації торгівлі, громадського харчування, побуту, фінансування
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-26
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань використання природних ресурсів, екологічної безпеки, охорони навколишнього природного середовища і природних ресурсів
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-27
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації майна, продажу, оренди, застави об’єктів комунальної власності, придбання таких об’єктів; роздержавлення власності, демонополізації виробництва, зовнішньоекономічної діяльності
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-28
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань дотримання законності, координації роботи правоохоронних органів, прикордонного та митного контролю
|
|
10 р.
ст. 68
|
|
|
01-29
|
Листування з органами державної
влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань регулювання земельних відносин
|
|
5 р. ЕК
ст. 6Д
|
|
|
01-30
|
Довідки, плани, інформації (контрольна справа) про виконання розпорядчих документів органів влади вищого рівня, які знаходяться на контролі
|
|
3 роки після зняття з контролю ЕК*
|
*Протокол засідання ЕК від 13.01.2010
№ 1
|
|
01-31
|
Довідки, плани, інформації (контрольна справа) про виконання власних розпорядчих документів, які знаходяться на контролі
|
|
3 роки після зняття з контролю ЕК*
|
*Протокол засідання
ЕК від 13.01.2010
№ 1
|
|
01-32
|
Реєстраційні картки звернень громадян
|
|
5 р.
ст. 95
|
|
|
01-33
|
Реєстраційні картки особистого прийому громадян
|
|
3 р.
ст. 96
|
|
|
01-34
|
Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження
|
|
3 р.*
ст. 552
|
*Після закінчення журналу
|
|
01-35
|
Реєстраційні картки організаційно-розпорядчої документації
|
|
Постійно*
ст.100-а
|
*Зберігаю-ться в організації
|
|
01-36
|
Реєстраційні картки вхідних документів
|
|
3 р.
ст. 100-б
|
|
|
01-37
|
Журнал реєстрації вихідних документів
|
|
3 р.
ст. 100-б
|
|
|
01-38
|
Журнал обліку бланків конфіденційної звітності (розпоряджень міського голови)
|
|
1 р.
ст. 103-а
|
|
|
01-39
|
Журнал обліку бланків конфіденційної звітності (рішень виконкому)
|
|
1 р.
ст. 103-а
|
|
|
01-40
|
Журнал обліку бланків конфіденційної звітності (бланків листів)
|
|
1 р.
ст. 103-а
|
|
|
01-41
|
Справа фонду (акти про виділення документів до знищення, акти передачі справ на зберігання на державне зберігання в архівний відділ)
|
|
Постійно
ст. 107
|
*У разі ліквідації організації передаються на держзберігання
|
|
01-42
|
Протоколи засідань експертної комісії
|
|
Постійно
ст. 15-а
|
|
|
01-43
|
Номенклатура справ виконавчого комітету міської ради
|
|
Постійно*
ст. 89-а
|
*На держзберіган-ня не передаються
|
|
02. Відділ організаційної роботи
|
|
02.01
|
Документи організаційного відділу
|
|
|
|
|
02.01-01
|
Закони України, Постанови Верховної ради України, Укази та розпорядження Президента України, Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України (нормативно-правова база)
|
|
Доки не мине потреба,
ст. 1-б, 3-б
|
|
|
02.01-02
|
Законодавчі акти: Закони України, Укази Президента України, Постанови Верховної ради України, Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України з питань діяльності відділу
|
|
Доки не мине потреба,
ст.1-б, 2-б, 3-б
|
|
|
02.01-03
|
Протоколи сесій міської ради, рішення міської ради
|
|
Постійно
ст.10-а
|
|
|
02.01-04
|
Регламент роботи міської ради
|
|
Постійно
ст. 18-а
|
|
|
02.01-05
|
Регламент роботи виконавчого комітету
|
|
До заміни новим,
ст. 18-б
|
|
|
02.01-06
|
Інструкція з діловодства виконавчого комітету міської ради
|
|
До заміни новими,
ст. 18-б
|
|
|
02.01-07
|
Положення про відділ
|
|
Постійно
ст. 33
|
|
|
02.01-08
|
Посадові інструкції та розподіл обов’язків між працівниками оргвідділу
|
|
3 р.*
ст. 50
|
*Після заміни новими
|
|
02.01-09
|
Річний (квартальні) плани роботи відділу та звіти про їх виконання
|
|
1 р.
ст. 154
|
|
|
02.01-10
|
Плани роботи міської ради
|
|
Постійно
ст. 153
|
|
|
02.01-11
|
Списки обраних депутатів міської ради
|
|
Постійно
ст.38
|
|
|
02.01-12
|
Протоколи, плани, рішення постійних комісій, документи про їх виконання (довідки, акти, інформації)
|
|
Постійно
ст. 11
|
|
|
02.01-13
|
Документи (плани проведення семінарських засідань, довідки про присутність депутатів) навчання депутатів міської ради
|
|
3 р.
ст. 61
|
|
|
02.01-14
|
Документи по роботі з запитами депутатів, дорученнями міського голови, внесеними на сесіях міської ради (запити, відповіді на них)
|
|
10 р. ЕК
ст. 1-а
|
|
|
02.01-15
|
Документи (протокольні доручення, відповіді) по роботі з критичними зауваженнями, висловленнями на сесіях міської ради
|
|
5 р.
ст.28-б
|
|
|
02.01-16
|
Графіки засідань постійних комісій
|
|
1 р.
ст. 620
|
|
|
02.01-17
|
Звернення постійних комісій, депутатів міської ради до сесій
|
|
10 р. ЕК
ст. 1-а
|
|
|
02.01-18
|
Журнал обліку бланків конфіденційної звітності (рішенння сесії міської ради)
|
|
1 р.
ст. 103-а
|
|
|
02.01-19
|
Журнал реєстрації вихідних документів
|
|
3 р.
ст. 100-б
|
|
|
02.02
|
Документи по кадровій роботі
|
|
|
|
|
02.02-01
|
Інструкції, методичні вказівки та рекомендації щодо роботи з кадрами і резервом
|
|
До заміни новими
ст. 18-б
|
|
|
02.02-02
|
Розпорядження міського голови про прийняття, переведення, заохочення, звільнення
|
|
75 р.
ст.16-а
|
|
|
02.02-03
|
Розпорядження міського голови про надання відпусток
|
|
5 р.
ст.16-в
|
|
|
02.02-04
|
Розпорядження міського голови про відрядження працівників
|
|
3 р.
ст.16-г
|
|
|
02.02-05
|
Посадові інструкції працівників міської ради
|
|
3 р.*
ст. 49
|
*Після заміни новим
|
|
02.02-06
|
План роботи з кадрами
|
|
1 р.
ст. 154
|
|
|
02.02-07
|
Річні статистичні звіти про чисельність, склад і рух працівників виконкому
|
|
Постійно
ст. 298-б
|
|
|
02.02-08
|
Особові справи працівників міської ради
|
|
75 р. - «В»
ст. 513-в
|
|
|
02.02-09
|
Особові картки працівників міської ради
|
|
75 р. - «В»
ст. 519
|
|
|
02.02-10
|
Оригінали особових документів (трудові книжки, атестати, дипломи) працівників міської ради
|
|
До запитання, не затребувані не менше -
50 р.
ст. 539
|
|
|
02.02-11
|
Книги обліку руху (видачі) трудових книжок
|
|
50 р.
ст. 541-а
|
|
|
02.02-12
|
Списки кандидатів на висування за посадою (резерв)
|
|
5 р.
ст. 536
|
|
|
02.02-13
|
Документи (доповідні записки, огляди, зведення довідки) про стан та перевірки роботи з кадрами
|
|
Постійно
ст. 504
|
|
|
02.02-14
|
Довідки, видані співробітникам про стаж і місце роботи
|
|
3 р.
ст. 561
|
|
|
02.02-15
|
Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з особового складу та відпустках, стягненнях і відрядженнях
|
|
Постійно
ст. 100-а
|
|
|
02.02-16
|
Акти прийому-передачі документів, складені при зміні керівника
|
|
Постійно
ст. 55
|
|
|
02.02-17
|
Протоколи засідань атестаційної комісії
|
|
5 р.
ст. 652
|
|
|
02.02-18
|
Протоколи засідань конкурсної комісії по заміщенню вакантних посад
|
|
Постійно
ст. 533
|
|
|
02.02-19
|
Документи по навчанню державних службовців
|
|
5 р.
ст. 530-б
|
|
|
03. Бухгалтерія
|
|
03-01
|
Закони України, Постанови Верховної ради України, Укази та розпорядження Президента України, Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України (нормативно-правова база)
|
|
Доки не мине потреба,
ст. 1-б, 2-б,
3-б
|
|
|
03-02
|
Законодавчі акти: Закони України, Укази президента, постанови Верховної Ради України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України з питань діяльності. Інструкції, директивні листи Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів по бухгалтерському обліку та звітності
|
|
Доки не мине потреба
ст. 1-б, 2-б,
3-б,
|
|
|
03-03
|
Регламент роботи виконавчого комітету
|
|
До заміни новим,
ст.18-б
|
|
|
03-04
|
Інструкція з діловодства виконавчого комітету
|
|
До заміни новими
ст. 18-б
|
|
|
03-05
|
Положення про відділ бухгалтерського обліку міської ради
|
|
Постійно
ст.33
|
|
|
03-06
|
Посадова інструкції та розподіл обов’язків між працівниками відділу бухгалтерського обліку міської ради
|
|
3 р.*
ст. 50
|
*Після заміни новими
|
|
03-07
|
Річний (піврічний, квартальні) плани роботи відділу та звіти про їх виконання
|
|
1 р.
ст.154
|
|
|
03-08
|
Кошторис з бюджету
|
|
Постійно
ст. 212-а
|
|
|
03-09
|
Штатний розпис виконавчого апарату міської ради
|
|
Постійно
ст. 46-а
|
|
|
03-10
|
Річний бухгалтерський звіт з усіма додатками
|
|
Постійно
ст. 308-б
|
|
|
03-11
|
Квартальні та місячні бухгалтерські звіти по бюджету, статистичні звіти по пенсійному фонду
|
|
3 р.
ст. 308-в
|
|
|
03-12
|
Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності
|
|
5 р.*
ст. 342
|
*За умови завершення ревізій
|
|
03-13
|
Особові рахунки працівників
|
|
75 р.- «В»
ст. 316-а
|
|
|
03-14
|
Головна книга
|
|
3 р.*
ст. 321
|
*За умови завершення ревізії
|
|
03-15
|
Судові рішення, листи судових та нотаріальних органів
|
|
3 р.*
ст. 79
|
*Після прийняття рішення
|
|
03-16
|
Листки тимчасової непрацездатності працівників міської ради
|
|
3 р.
ст. 720
|
|
|
03-17
|
Книга аналітичного бухгалтерського обліку
|
|
3 р.
ст. 324
|
|
|
03-18
|
Бухгалтерські документи касово-меморіального порядку з усіма додатками
|
|
3 р.*
ст. 315
|
*За умови завершення ревізії
|
|
03-19
|
Табелі виходу працівників на роботу
|
|
1 р.
ст. 415
|
|
|
03-20
|
Річні статистичні звіти по праці
|
|
Постійно
ст. 298-а
|
|
|
03-21
|
Касова книга
|
|
3 р.
ст. 322
|
За умови завершення ревізії
|
|
03-22
|
Корінці чекових книжок
|
|
3 р.
ст.325
|
За умови завершення ревізії
|
|
03-23
|
Акти перевірок каси
|
|
3 р.
ст. 344
|
|
|
04. Державні реєстратори
|
|
04-01
|
Закони України, Постанови Верховної Ради України, Укази та розпорядження Президента України, Постанови Кабінету Міністрів України (нормативно-правова база)
|
|
Доки не мине потреба
ст. 1-б
|
|
|
04-02
|
Накази , постанови, рішення, розпорядження Державного комітету України по регуляторній політиці та підприємництву, органів вищого рівня виконавчої влади, законодавчої влади та місцевого самоврядування з питань діяльності
|
|
До ліквідації організації
ст.5-а, 16-а
|
|
|
04-03
|
Розпорядження, рішення обласних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та їх виконавчих органів
|
|
Доки не мине потреба
ст.5-б, ст.6-б
|
|
|
04-04
|
Посадові інструкції державних реєстраторів
|
|
3 р.*
ст.50
|
*Після заміни новими
|
|
04-05
|
Журнал реєстрації суб’єктів підприємництва юридичних осіб
|
|
Постійно
ст. 9Д
|
|
|
04-06
|
Журнал реєстрації суб’єктів підприємництва фізичних осіб
|
|
Постійно
ст. 9Д
|
|
|
04-07
|
Журнал обліку використаних бланків суворої звітності свідоцтв для юридичних осіб СПД
|
|
Постійно
ст. 13Д-б
|
*На державне зберігання не передаються
|
|
04-08
|
Журнал обліку використаних бланків суворої звітності свідоцтв для фізичних осіб СПД
|
|
Постійно
ст. 13Д-б
|
*На державне зберігання не передаються
|
|
04-09
|
Журнал обліку використаних бланків суворої звітності виписок з ЄДР для СПД
|
|
1 р.
ст.103-а
|
|
|
04-10
|
Журнал обліку використаних бланків суворої звітності довідок-витягів з ЄДР для СПД
|
|
1 р.
ст.103-а
|
|
|
04-11
|
Реєстраційні справи юридичних осіб - підприємств
|
|
5 р. ЕК
ст.10Д
|
Після скасування реєстрації
|
|
04-12
|
Реєстраційні справи фізичних осіб - підприємців
|
|
5 р. ЕК
ст.10Д
|
Після скасування реєстрації
|
|
04-13
|
Журнал реєстрації вхідних та вихідних документів
|
|
3 р.
ст.100-б
|
|
|
04-14
|
Номенклатура справ
|
|
3 р.
ст.89-б
|
|
